Im Oktober öffnet die Insights-X ihre Türen und lädt die Papier-, Büro- und Schreibwarenbranche nach Nürnberg ein. Die Markenmesse zeigt Neuheiten, Trends und Branchen Knowhow aus den Bereichen Büro, Schule und Hobby für das kommende Geschäftsjahr. Damit auf der PBS-Messe alles gelingt, finden sowohl Erstaussteller als auch erfahrene Messeprofis nachfolgend wichtige Tipps für eine erfolgreiche Messevorbereitung. Schließlich ist eine gute und strukturierte Messevorbereitung der Garant für einen erfolgreichen Messeauftritt. Und die letzte Messe ist aufgrund der durch die Covid-19 Pandemie bedingten Pause bei vielen Ausstellern schon länger her.
Der erste wichtige Schritt für eine erfolgreiche Messevorbereitung ist, dass das Team Messeziele setzt und formuliert. Hiervon hängt die gesamte Planung ab. Von der Festlegung der Aufteilung, Funktionalität und Designs des Messestandes und der Auswahl der Exponate bis zur Definition der Besuchereinladungen und der Betreuung der Gäste am Stand. Die wichtigen Aufgaben benötigen klar definierte Ziele. Ein Kick-off Meeting mit allen beteiligten Unternehmensbereichen klärt mögliche Konflikte zwischen den unterschiedlichen Interessensgruppen innerhalb des Unternehmens. Hierbei stimmen sich die Unternehmensbereiche miteinander ab und definieren gemeinsam realistische, konkrete, messbare und zeitlich terminierte Messeziele. Neben einer klaren und durchgängigen Messekommunikation entsteht dadurch ein verbindlicher Leitfaden für alle Messeaktivitäten.
Wie die Messeziele sollte auch das Budget realistisch und konkret geplant werden, um ein solides finanzielles Fundament für die Messebeteiligung zu schaffen. Eine gute Budgetplanung erleichtert in vielerlei Hinsicht die Messevorbereitung. Messeplaner erhalten Klarheit über die Kostenstruktur der Messebeteiligung. Gleichzeitig ermöglicht eine finanzielle Planung über mehrere Jahre hinweg ein Budget-Benchmarking, um Entwicklungen bei einzelnen Kostenpunkten leichter nachzuvollziehen.
Ein beeindruckender Messestand zieht Besucher an und lenkt interessierte Blicke auf sich. Das gelingt, wenn der Messestand eine klar formulierte Messebotschaft beinhaltet und somit das Unternehmen optimal repräsentiert. Die perfekte Messestandplanung lässt sich aus den Messezielsetzungen ableiten und beachtet sowohl funktionale als auch emotionale Aspekte. Diesmal ist eine frühzeitige Planung besonders wichtig, damit die Messebaubranche trotz der momentanen Engpässe ausreichend Ressourcen und Personal einplanen kann.
Neben den Messezielen und der Budget- und Standplanung spielen Besuchereinladungen eine wichtige Rolle. Da die verfügbare Zeit der Messebesucher nur begrenzt ist, ist es umso wichtiger, im Vorhinein auf sich aufmerksam zu machen. Es sollten Anreize für einen Standbesuch geschaffen werden und bereits konkrete Termine vor der Messe vereinbart werden. Hierfür können Aussteller mehrstufige und crossmediale Einladungskampagnen genutzt werden, die eine erhöhte Aufmerksamkeit generieren. Dafür können Aussteller Insights-X Marketingpakete buchen.
Zu den Insights-X Marketingangeboten für Aussteller
Besuchereinladungen werden mit gezieltem Besuchermarketing ergänzt. Die Messeteilnahme sollte in die gesamte Kommunikation eingebunden werden, um möglichst viele Interessenten zu informieren. E-Mail-Signaturen, ihre Website, Anzeigen und Newsletter können hierfür interessante Medien sein. Zusätzlich können die Kommunikationswege des Veranstalters genutzt, um auf sich aufmerksam zu machen.
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Aufgrund der aktuellen Rahmenbedingungen empfehlen wir personalintensive Leistungen von den ServicePartnern frühzeitig zu buchen, damit sie die Verfügbarkeit gewährleisten können. Daher empfiehlt das Insights-X Team, die Services direkt nach der Standbestätigung zu bestellen. Auch für das Standpersonal lohnt es sich Ersatz einzuplanen, damit auch bei einem kurzfristigen Ausfall das Team ergänzt werden kann.
Aktuell gibt es keinerlei Einschränkungen für Veranstaltungen. Potenzielle Änderungen und ein Hygienekonzept veröffentlichen die Insights-X Veranstalter bei Bedarf auf der Insights-X Website.
Zur Insights-X 2022 startet eine neue Plattform, die Insights-X Digital. Mit dieser digitalen Ergänzung werden die Vorteile der Messe vor Ort mit den Möglichkeiten einer interaktiven Networking Plattform kombiniert. Unternehmensprofile, Produkteinträge, Online-Events und Kontakte zu Top-Besuchern, all das bietet die Insights-X Digital. Ab September erhalten die Aussteller Anleitungen und Tutorials für die neue Plattform per Newsletter. So können sie analog und digital erfolgreich an der Insights-X teilnehmen.
Aussteller finden auf der Insights-X Webseite umfangreiche Informationen, Downloadmaterialien Checklisten und ein Whitepaper für ihren Messeerfolg.
Zum Download für die Vorbereitung Ihrer Messeteilnahme als Aussteller der Insights-X
