Mit der Buchung einer Messebeteiligung legen viele Unternehmen den Grundstein für eine aussichtsreiche Vertriebs- und Marketingmaßnahme. Damit die Messe zum echten Erfolg wird, sollten Aussteller die folgenden zehn Dinge beachten.
Messegesellschaften investieren viel in ein professionelles Besuchermarketing. Die Wirkung dieser Maßnahmen lässt sich jedoch noch deutlich erhöhen. Durch die Gestaltung einer Einladungsaktion mit Eintrittsgutscheinen stellen Aussteller sicher, dass die eigenen Kunden auf jeden Fall informiert sind, neugierig auf die Produktpräsentation werden und die Gelegenheit für persönliche Gespräche und Verhandlungen auf der Messe nutzen.
Opulente Messestände und die tollsten Messeneuheiten bringen nur wenig, wenn die Mitarbeiter am Stand nicht auf direkte Anfragen vorbereitet sind. Messetrainings zu Kommunikationstechniken und Sprachkenntnissen sind dabei essenziell. Auf internationalen Messen ist dabei Englisch Pflicht. Daneben sollten die Aussteller alle Mitarbeiter auch zumindest über die wichtigsten Daten zu den eigenen Produkten informieren. Ist nur ein einziger Produktexperte vor Ort, kommt es schnell zu einem Informationsstau, wenn dieser die Fragen mehrerer Interessenten gleichzeitig beantworten muss.
Durch die Vorbereitung von Kontaktbögen, die eine schnelle Kategorisierung der Gespräche erlauben, kann direkt nach der Messe mit der Nachbereitung gestartet werden. Nachbereitungsaktivitäten sollten schon vorab anhand dieser Kategorien priorisiert und terminiert werden. So werden qualifizierte Kontakte schnell bearbeitet, Folgetermine vereinbart und Interessenten zu Kunden konvertiert.
Frühbucherrabatte gibt es oft nicht nur bei der Buchung des Messestandes, sondern lassen sich auch bei der Buchung von Anreise und Unterkunft ausnutzen.Zudem sind die Kontingente für zusätzliche Platzierungen oder Aktionen rund um den Messeauftritt manchmal begrenzt, sodass Aussteller sich frühzeitig damit beschäftigen sollten. Dabei gilt es vor allem wichtige Deadlines zu beachten.
Welche Termine im Voraus vereinbar und wie viele neue Interessenten erwartet werden, entscheidet darüber, mit wie viel Personal ein Aussteller am Stand präsent sein sollte. Kommt ein (potenzieller) Kunde an den Stand und findet keinen freien Gesprächspartner vor, geht er im Zweifelsfall wieder. Im Notfall kann die Buchung von zusätzlichem Servicepersonal hier Abhilfe schaffen. Dieses empfängt den Besucher am Stand und kann Wartezeiten mit einem Kaffee, einem kurzen Überblick über die Produktneuheiten und etwas Smalltalk überbrücken.
Im Gegensatz zum Servicepersonal sollten Aussteller darauf achten, Gesprächszeiten nicht nur zum Smalltalk, sondern effektiv zu nutzen. Schon bei der Terminvereinbarung mit den Kunden sollten sich die Vertriebsmitarbeiter vor Ort daher ein klares Gesprächsziel setzen. Gerät dieses Ziel im Laufe des Kontakts auf der Messe außer Augen, ist eventuell ein Folgetermin oder ein ausführlicheres Telefonat für nach der Messe zu vereinbaren.
Pünktlichkeit ist ein Gebot der Höflichkeit. Das gilt nicht nur für die Einhaltung von vereinbarten Gesprächsterminen. Auch wenn die Messeparty am Vorabend länger ging oder der Weg vom Hotel zum Messegelände etwas weiter ist, sollte der Stand morgens besetzt sein. Wer spätestens eine halbe Stunde vor Einlassbeginn der Besucher vor Ort ist, geht hier auf Nummer sicher.
Gerade bei neuen Kontakten auf der Messe sollte man nicht zu schnell zur Präsentation des eigenen Produktportfolios übergehen. Hier gilt es, den Interessenten genauer kennenzulernen und seine Bedürfnisse zu erforschen. Welche Art von Geschäft betreibt er? Welche Sortimente führt er? Was für Kunden kaufen bei ihm ein? … Wer die Bedürfnisse seines Gegenübers kennt, kann zielgerichteter beraten und erhöht die Chance einen neuen Kunden zu gewinnen.
Messetage sind lang – nicht nur für die Besucher, sondern vor allem für die Mitarbeiter der Aussteller. Nur wer hier ab und an die Möglichkeit bekommt, sich kurz aus dem Messegeschehen zurückzuziehen und zu verschnaufen, kann langfristig motivierte und produktive Gespräche führen.
Mit den vorbereiteten Kontaktbögen (siehe Punkt 3) können Mitarbeiter am Stand die Kontakte auf der Messe schnell und einfach dokumentieren. Visitenkarten der einzelnen Gesprächspartner können direkt am Bogen angebracht werden und die Dokumentation erleichtern. Wichtig ist, dass die Kontaktbögen im Messetrubel nicht verloren gehen. Sie sollten daher nach jedem Gespräch in passenden Ordnern oder Ablagen gesammelt werden und beim Abbau sicher verwahrt oder direkt in die Zentrale zur Nachbereitung transportiert werden.
Starten Sie jetzt in die konkrete Planung Ihres Messeauftritts auf der Insights-X und nutzen Sie unsere Services für Ihre Kundeneinladungen. Informationen zu Gutscheinaktionen, Flyern und Buchungsoptionen finden Sie in unserem Online Service Center für Aussteller.
Zum Online Service Center
